Hướng dẫn quy trình 9 bước setup quán cafe nhất định phải biết

Tiềm năng phát triển ngành cafe hiện tại là rất lớn, người phát ngôn đại diện cho thương hiệu cafe The Coffee Bean & Tea Leaf đã nói rằng: “Chưa có xứ sở nào uống cà phê như Việt Nam”. Mở quán cafe nghĩa là bạn phải chuẩn bị cho mình những kiến thức và thông tin, nếu không chuẩn bị thì chính là chuẩn bị cho sự thất bại, cùng tham khảo 9 bước setup quán cafe với ngonviet247.

Bước 1: Setup quán cafe dựa trên chi phí định đầu tư và mục tiêu kinh doanh

Có một số người mở quán cafe ngoài mục tiêu lợi nhuận kinh doanh còn vì sở thích và đam mê. Những quán cafe kiểu này mở ra theo phong cách hay sở thích của chủ doanh nghiệp.
Nếu bạn mở với mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, bạn sẽ phải tính toán cẩn thận những bước trong quá trình setup quán cafe của mình. Giống như bất cứ một ngành kinh doanh nào, chúng ta nên có bản phác thảo chi tiết hoá mục tiêu lợi nhuận để đứng vững trước những khó khăn và phát sinh bất ngờ.

Có 2 loại chi phí mà chủ doanh nghiệp nên biết và có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, đó là: chi phí cố định và chi phí xoay vòng. Với quán cafe thì đầu tư khá tốn kém, ở cả khâu thiết kế, kiến trúc, nội thất lẫn khâu đồ uống.

– Chi phí cố định

• Chi phí cọc mặt bằng
• Chi phí thiết kế và thi công nội ngoại thất
• Chi phí nhân công
• Chi phí dụng cụ như: quầy pha chế, tủ đông, tủ mát

– Chi phí duy trì

• Tiền mặt bằng hàng tháng
• Tiền điện, nước, internet, điện thoại
• Tiền lương nhân viên
• Tiền quà tặng, khuyến mãi, marketing…

Bước 2: Xác định loại hình setup quán cafe

Để biết sẽ setup quán cafe theo loại hình nào, chúng ta cần xác định mục tiêu khách hàng muốn hướng đến. Khách hàng là người trả tiền, giúp chúng ta nuôi sống doanh nghiệp, vì thế nghiên cứu thị trường và tập khách định hướng tới là vô cùng quan trọng.

Bước 3: Chọn mô hình setup quán cafe, thuê mặt bằng và hoàn thiện thủ tục pháp lý

Có 2 lưu ý đặc biệt quan trọng, nên tránh với những người kinh doanh cafe “thương hiệu mới” đó là: mô hình cafe vườn và cafe thưởng thức.

Nếu như không phải là mặt bằng sẵn có, bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền lớn để chi trả cho các khoản chi phí cố định. Cafe thưởng thức thì thiên quá nhiều về chất lượng đồ uống, tuy là cách làm thương hiệu bền vững nhưng thời gian hoàn vốn lại lâu, chi phí ban đầu bỏ ra để học cách làm cafe chuyên biệt cũng lớn.

Bước 4: Setup một quán cafe độc đáo với phong cách riêng

Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của một thương hiệu cafe. Sẽ thế nào nếu bạn setup một quán cafe chẳng có gì đặc biệt khiến khách hàng có thể nhớ đến, nhất là nếu quán không có ví trí đẹp, chất lượng đồ uống không đặc biệt. Nhìn chung với thương hiệu mới thì việc làm khách hàng nhớ đến mình là vô cùng quan trọng.

Ý tưởng setup một quán cafe độc đáo chắc chắn sẽ cần đến đơn vị thiết kế, thi công chuyên nghiệp triển khai. Ngonviet247 chuyên tư vấn, setup quán cafe, quầy bar,… cùng với đó là cung cấp đầy đủ thiết bị cho bạn. Với giải pháp tốt nhất và mức chi phí phù hợp, chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng.

Bước 5: Xây dựng menu đồ uống trong setup quán cafe

Trước tiên, ta phải có một danh sách các thức uống phù hợp với khách hàng mục tiêu. Ví dụ quán cafe sách, cafe mèo thì ngoài chất lượng nước uống thì mèo, sách cũng cần phải tốt, cafe văn phòng thì cần đa dạng menu hơn, cafe nhạc Trịnh thì cafe cần có sự ấn tượng, riêng biệt. Từ đó doanh nghiệp hãy lựa chọn cho mình một vài nguồn nguyên liệu ổn định.

Bước 6: Tuyển dụng và đào tạo

Tuyển dụng và đào tạo là một bước vô cùng quan trọng trong setup quán cafe. Hoạt động này ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Người ta ước tính rằng cứ mỗi lần tuyển dụng thất bại, công ty sẽ tốn thêm 3 tới 6 lần thu nhập hằng năm của nhân viên đó. Như vậy, trong bất kỳ một ngành nghề nào, kể cả setup quán cafe, chúng ta nên có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự thông minh, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

• Tuyển dụng đội ngũ nhân viên và đào tạo pha chế, cách phục vụ làm hài lòng khách hàng, xử lý tình huống.
• Đào tạo nhân viên quản lý, order đồ uống, thu ngân…

Bước 7: Setup hệ thống quản lý của quán cafe

Hệ thống quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng, bao gồm những việc dưới đây:

• Có 1 nội quy chuẩn cho việc phục vụ, KPI, thưởng phạt rõ ràng
• Form mẫu, bảng biểu, báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng…
• Đào tạo nhân viên xử lý nhanh nhạy trong các tình huống thực tế
• Setup hệ thống quản lý như phần mềm kinh doanh,…

Bước 8: Khai trương quán cafe

Ảnh hưởng của văn hoá truyền thống, người Việt rất xem trọng ngày giờ khai trương với hy vọng công việc làm ăn được thuận buồm xuôi gió.

Bạn có thể chọn ngày cuối tuần hoặc dịp lễ tết để tổ chức khai trương, đây là cơ hội tốt, tận dụng thời gian nghỉ ngơi của mọi người.

Bước 9: Kế hoạch marketing – không thể thiếu với setup quán cafe

Một số hình thức Pr như: phát tờ rơi, quảng cáo trên báo, đài, mạng xã hội… Nếu bạn tạo được một trào lưu ở quán thì sẽ thành công trên mong đợi.

Chúc bạn thành công!